Pénzügyi menedzsment éttermek számára: így lesz nyereséges a vállalkozásod – 3. rész

Az első két részben megértettük, hogy a nyereséges vendéglátás alapja a költségek kordában tartása és a bevételek okos növelése. Átláttuk, hogy az étel- és munkaerőköltségek nyomon követése, a személyzetbe való befektetés, illetve az értékesítési technikák fejlesztése kézzel fogható eredményeket hozhatnak – akár már néhány héten belül.

Most elérkeztünk a pénzügyi gondolkodás harmadik pilléréhez: ahhoz, hogyan mérjük és értelmezzük pontosan a működés megtérülését, és hogyan lehet valóban hosszú távon fenntarthatóvá és kiszámíthatóvá tenni egy étterem gazdálkodását.

Ebben a részben olyan kérdéseket járunk körül, mint:

• Milyen módszerekkel lehet csökkenteni a selejtet, pazarlást és túlbeszerzést?
• Hogyan készíthető olyan egyszerű, mégis hatékony pénzügyi kimutatás, amiből hiteles következtetéseket lehet levonni?

És ami talán a legfontosabb: hogyan építhetsz olyan pénzügyi rendszert az éttermed mögé, amely nemcsak a múltat követi, hanem segít irányítani a jövőt?

Ha eddig a túlélésről és a profit növeléséről beszéltünk, most arra koncentrálunk, hogyan lehet rendszerszinten stabillá tenni mindezt, hogy ne csak néhány erős hónapod legyen – hanem egy hosszú távon is működőképes, kiszámítható vállalkozásod.

Hatékonyság számokban: az arányelemzés szerepe a működés optimalizálásában

Egy étterem akkor működik igazán hatékonyan, ha pénzügyi teljesítménye nemcsak a napi forgalomban, hanem a kulcsfontosságú aránymutatókban is tükröződik. A legstabilabban működő vendéglátóhelyek – mérettől és koncepciótól függetlenül – rendszeresen monitorozzák, hogy a kiemelt költségtételek hogyan viszonyulnak az árbevételhez. Ez nem elmélet, hanem gyakorlati iránytű.

Két kulcsfontosságú mutató, amelyet minden étteremvezetőnek hónapról hónapra érdemes követnie:

• Ételfelhasználási arány (food cost ratio): ideálisan 28–32% között mozog. Ez azt mutatja meg, hogy az árbevétel hány százalékát viszik el az ételekhez kapcsolódó beszerzések – alapanyagokkal és csomagolóeszközökkel együtt.
• Munkaerőköltség arány (labor cost ratio): általában 25–30% közötti tartományban tartható. Ebbe beletartozik minden bérköltség, járulék, bérpótlék, fizetett szabadság és egyéb humán erőforrás kiadás.

Ha bármelyik mutató hirtelen megugrik, az riasztó jelzés, ami mögött többféle ok húzódhat:

• Túl magas alapanyagárak, nem megfelelő árképzés, vagy akár fokozott selejt termelés és pazarlás.
• Túlórázás, alultervezett műszakbeosztás, vagy akár alacsony termelékenységű munkaerő.
• És igen: lopás vagy készletkezelési hiányosságok is megjelenhetnek a számokban.

A százalék nem csak statisztika – hanem döntési alap

Ha például egy hónapban az ételfelhasználási arány 34%, miközben a korábbi hónapokban stabilan 30% volt, érdemes megvizsgálni:

• történt-e áremelés a beszállítóknál, amit nem követtél le az étlapon?
• megugrott-e a selejt, vagy gyengült az adagolási fegyelem?
• csökkent-e a napi eladott adagok száma, miközben a beszerzés nem változott?

Ugyanez igaz a munkaerőköltségre is: ha a szokásos 27% helyett 32%-ot mutat a kimutatás, érdemes megnézni:

• volt-e jelentősebb távollét, amit helyettesítéssel kellett lefedni?
• történt-e túlórázás, amit nem kalkuláltál előre?
• visszaesett-e a forgalom úgy, hogy közben a műszaklétszám változatlan maradt?

Készletgazdálkodás és veszteségcsökkentés – a láthatatlan profitcsökkenés nyomában

A legtöbb vendéglátó számára a veszteség fogalma egyenlő a le nem ütött tételekkel vagy az elrontott rendelésekkel – pedig a probléma gyakran sokkal mélyebben gyökerezik. Az alapanyagkészlet helytelen kezelése az egyik leggyakoribb és legköltségesebb hiba a hazai éttermek működésében. Túlbeszerzés, selejt, nem megfelelő tárolás, elmaradt nyilvántartás – ezek mind lassan, de biztosan apasztják a hasznot.

Az ORSYS segít, hogy semmi ne tűnjön el nyomtalanul

A készlet = pénz. Ráadásul nem is akármilyen pénz, hanem likviditás – vagyis az egyik legkritikusabb tényező, ha a napi működés biztonságáról van szó.

Alapelvek, amiket az ORSYS nemcsak támogat, de automatikusan ellenőriz is:

FIFO – First In, First Out
A rendszer biztosítja, hogy a raktárkészlet forgása mindig az optimális sorrendben történjen. A legrégebben beérkezett alapanyagokat automatikusan előre sorolja, így csökkenthető a lejárat miatti selejt.

Selejt nyomon követése
Az ORSYS segítségével a selejtet napi bontásban rögzítheted – akár súly, akár érték szerint. A szoftver időszakos riportokat generál, amelyek segítenek feltárni a veszteség mögötti mintázatokat. Van olyan étel, amiből rendszeresen marad? Esetleg bizonyos műszakokban több a veszteség? Az adatokból tanulni lehet – és kell is.

Porciózási kontroll
Az előre meghatározott adagok betartása kritikus pont a profittervezésben. Az ORSYS lehetőséget ad egységnyi adagok kialakítására (pl. húsok, feltétek, szószok), és ezek követésére az értékesítés során. Így az adagolás nem „érzésre” történik.

Digitális készletcsökkenés valós időben
Az ORSYS egyik legfontosabb funkciója, hogy minden értékesítés automatikusan csökkenti a hozzá tartozó alapanyagkészletet. Ez nemcsak pontos készletnyilvántartást eredményez, de kiszűri a nem tervezett anyagmozgásokat is – akár a belső visszaéléseket.

Lopásmegelőzés és transzparencia
A rendszer naplózza az összes készletmozgást – így egy váratlan készletcsökkenés sosem marad magyarázat nélkül. A hozzáférések korlátozhatók, így minden dolgozó csak azokat a műveleteket végezheti, amelyek valóban szükségesek a munkaköréhez.

Részletes statisztikák és időszakos riportok
Az ORSYS elemzései alapján könnyen látható, hogy mikor, hol és milyen típusú készletveszteség keletkezik – így célzott intézkedéseket hozhatsz.

A kontroll a legfontosabb vezetői eszköz

A harmadik részben beléptünk abba a szakaszba, ahol az étteremvezetés már nemcsak a napi túlélésről és forgalomról szól, hanem a működés rendszerszintű átlátásáról is. Megismertük azokat a mutatókat és gyakorlatokat, amelyek révén egy étterem nemcsak reagál a körülményekre, hanem tudatosan alakítja azokat.

A hatékonyságot nem lehet „érzésre” mérni. A profitot nem lehet csak az étlap árain vagy a napi kasszán keresztül értelmezni. Ehhez számokra, rendszerekre, automatizmusokra és következetes elemzésre van szükség. Ez nem azt jelenti, hogy minden vezetőnek pénzügyi szakemberré kell válnia – de azt igen, hogy minden döntést alá kell tudni támasztani adatokkal.

Legyen szó a food cost százalékáról, a munkaerőköltség tendenciájáról, vagy a selejtből fakadó rejtett kiadásokról, a kulcs az, hogy ne hagyjunk kérdéseket válasz nélkül.

És végül: egyetlen rendszer sem működik jól, ha nem mérjük. Az ORSYS azért született, hogy a vendéglátás napi káoszában is lehessen valós idejű rálátásod – nemcsak arra, mi történt, hanem arra is, hogy mi várható, és mikor kell közbeavatkozni.

A következő részben megnézzük, hogyan használhatók ezek a pénzügyi ismeretek még célzottabban: miként lehet az adatokat valódi döntéshozatali eszközzé tenni, és hogyan építhető be a működésbe egy proaktív kockázatkezelési szemlélet – mert a nyereség csak akkor fenntartható, ha nem csak a jelenre, hanem a jövő kiszámíthatatlanságára is fel vagyunk készülve.