Az étteremvezetés egy különösen összetett vállalkozási forma, ahol a kulináris kreativitás mellett a számok szeretete és értése is kulcsfontosságú. Hazai környezetben az élelmiszerárak és a munkaerőpiac hektikus mozgása gyakran meglepi még a legtapasztaltabb vendéglátósokat is, ezért a tudatos pénzügyi menedzsment nem csupán hasznos, hanem elengedhetetlen a túléléshez és fejlődéshez.
Két kulcsterület: étel- és munkaerőköltségek
Az étterem dinamikusan változó kiadásai alapvetően két fő csoportba sorolhatók: ételköltségek és munkaerőköltségek. Ezeken kívül természetesen jelen vannak még kevésbé rugalmas költségek – mint a bérleti díj, közüzemi számlák, engedélyek, biztosítások, vagy az eszközbeszerzés – de ezekhez jóval nehezebb rövid távon hozzányúlni.
A hazai éttermek esetében például a gázszámla egy hidegebb télen (ami a fűtési időszakban a vendégtér temperálását is érinti) kiszámíthatatlanul megugorhat, ahogy egy új tűzhely vagy hűtő cseréje is váratlan, de elkerülhetetlen kiadás lehet. Ezeket a költségeket nem lehet napi szinten befolyásolni – ellentétben azzal, hogy hány fő dolgozik a kevésbé forgalmas napokon, vagy mennyi alapanyagot rendelünk a legforgalmasabb időszakokra.
Ételköltségek– nem csak az alapanyag számít
Sokan hajlamosak úgy kalkulálni, hogy az ételköltség pusztán a hús, zöldség és fűszerek stb. árából áll. Pedig ez jóval többet jelent. Ide tartoznak a vendégek kiszolgálásához szükséges eszközök: elviteles dobozok, szívószálak, szalvéták, jég, házhoz szállításhoz használt csomagolás, sőt, még a fogvájó is. Ezeket is mind kalkulálni kell.
Egy pizzéria például havonta több tízezer forintot költhet csak pizzásobozokra és ezek ára akár évente több alkalommal is emelkedik. Érdemes ezért időnként felülvizsgálni a beszállítókkal kötött szerződéseket, és akár közvetlen gyártóval is tárgyalni nagyobb tételű rendelés esetén.
Munkaerőköltségek– nem csak a nettó bér
A munkaerőköltség messze túlmutat a nettó béren, amit a dolgozó kézhez kap. A vendéglátós munkáltatók számára az egyik legnagyobb kihívást az jelenti, hogy a tényleges költségek elég összetettek és sokrétűek.
Az alapbér mellett számolni kell:
- járulékokkal (pl. szociális hozzájárulási adó),
- bérpótlékokkal (pl. éjszakai, hétvégi, ünnepnapi),
- túlórákkal, amelyek szintén pótlékkal növelik a bérköltséget,
- fizetett távollétekkel (szabadság, betegszabadság),
- alkalmazotti juttatásokkal (pl. személyzeti étkezés, borravaló-kompenzáció, bónuszok).
Egyik partnerünk például arról (a tipikusnak mondható történetről) számolt be, hogy egy főszakács kéthetes távolléte alatt nemcsak a távolléti díjat kellett kifizetni, hanem egy magasabb óradíjú beugró séfet is alkalmazni kellett – ráadásul a betanítás miatt csökkent a konyha hatékonysága is. Az ilyen szituációk – ha nincsenek előre modellezve – könnyen felboríthatják a havi költségvetést, főképp egy forgalmas időszakban.
Ezért elengedhetetlen, hogy az étteremvezetők és üzemeltetők tisztában legyenek a valós óránkénti munkaerőköltséggel, ne csak a bérköltség bruttó összegével. Ennek ismerete nemcsak a pontos árazáshoz kell, hanem ahhoz is, hogy a műszaktervezés, helyettesítés és humánerőforrás-gazdálkodás terén költséghatékony, mégis emberközpontú döntéseket lehessen hozni.
Költségek követése – ne csak sejtsd, tudd is
A hatékony pénzügyi menedzsment egyik alappillére a költségek pontos nyomon követése. Sok magyar vendéglátós még mindig „érzésre” dolgozik, pedig a jelenlegi gazdasági környezetben ez rendkívül kockázatos stratégia.
A rendszeres és részletes adatgyűjtés segíti a tudatos döntéshozatalt – ebben pedig az ORSYS Éttermi Szoftver az egyik legerősebb társad lehet. Heti bontásban is érdemes vezetni például:
- Mennyibe kerültek az alapanyagok?
- Hány adag étel készült?
- Mennyi ment kárba?
- Hány fő dolgozott, és mennyi volt a teljes bérköltség?
ORSYS: automatizált átláthatóság
Az ORSYS rendszerében minden adat valós időben elérhető – nincs többé Excel-táblák közti keresgélés vagy kockás papírra firkált számok. A szoftver automatikusan rögzíti a napi forgalmat, követi a készletmozgásokat, segít az NTAK- és DRS-jelentések elkészítésében, és részletes statisztikákkal támogatja a döntéseidet.
Például:
- Átlagos eladási ár/adag
- Selejtszázalék az adott időszakban
- Legjobban teljesítő napok és időszakok
Ezzel az információval nemcsak utólag tudod meg, hogy mi történt – hanem előre tervezhetsz. Ha a bérköltségek túl magasak, ha túl sok a veszteség, vagy ha épp az egyik étel különösen jól megy – az ORSYS figyelmeztet, és segít gyorsan reagálni.
Ráadásul a rendszer teljesen magyar nyelvű, intuitív kezelőfelülettel rendelkezik, amit még az új kollégák is gyorsan elsajátítanak. Az ORSYS nem bonyolítja, hanem egyszerűsíti a működésedet!
A költségek ismerete: az első lépés a nyereség felé
A gazdasági stabilitás és a nyereségesség alapja a precíz, tudatos pénzügyi tervezés. Ahogy láthattuk, az étel- és munkaerőköltségek adják a legnagyobb mozgásteret a hatékonyság növelésében. Ezek szoros nyomon követése – különösen egy korszerű, magyar piacra optimalizált szoftver, például az ORSYS segítségével – nemcsak a kiadások csökkentésében segít, hanem az üzleti döntések megalapozásában is.
A valódi erő abban rejlik, ha nemcsak azt tudod, mennyit költöttél, hanem azt is, hogy miért, mire, és hogyan lehetne jobban csinálni. Ez különbözteti meg a csupán „túlélő” éttermeket a fejlődőktől.
Következő rész: hogyan növeld a bevételeidet?
A második részben arra fókuszálunk, hogyan hozhatod ki a legtöbbet a forgalomból. Bemutatjuk a leghatékonyabb upsell technikákat a fizikai vendégtérben és az online rendeléseknél, konkrét példákkal. Foglalkozunk a szezonális ajánlatokkal, akciókkal, marketingmegoldásokkal és azzal is, hogyan alakíts ki visszatérő vendégkört.
Mert a pénzügyi siker nemcsak a költségek visszafogásán, hanem a bevételek okos növelésén is múlik.
